電子定款を自分で作成するには? - 自分でやってみる?会社設立の電子定款

自分でやってみる?会社設立の電子定款
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電子定款を自分で作成するには?

会社設立のために必ず必要になる書類が、定款ですよね。
これは自分でも作れる書類ですから、自分で作るつもりの方もおられるでしょう。
では電子定款はどうでしょうか?
定款を紙で作らず、電子データ上で作るものになりますが、最近ではこちらの方がいいと感じる方も多いでしょう。
この電子定款も自分で作れる書類です。
ただし、PCやソフトの扱い方を知っているだけでは難しいことが多いですから、その作り方や手続きはよく確認しておきましょう。

電子定款を作るとき、まずは定款の草案を作成します。
この段階ではPCに入っているテキストソフトを使って作成すればOKです。
ソフトも特に指定はありません。

草案ができたら、正式な電子定款の作成に取りかかる前に、まずその定款の書式や内容に問題がないかを、提出先となる公証役場でチェックしてもらいます。
コレが必要なのは、電子定款として正式なものを作成すると、それ以降の修正は一語一句できないからです。
あとになって問題があったり、修正したい個所があったりした場合、それを直すためにはすべての手続きを一からやり直す必要があります。
定款は専門家に代行を依頼する方も多いような正式な書類で、個人が誰でも簡単に作れるものではありません。
個人で初めて作った定款には、内容の抜け漏れや表現の間違いなどが見つかることも多いです。
それら小さなミスですべての手続きをやり直すのはかなりの手間ですから、正式な電子書類の作成に入る前に、必ず一度、自分で作った定款はチェックしてもらってください。

ちなみに公証役場でも、自分で定款を作る場合は清書や提出前のチェックを推奨しています。
提出先になる公証役場を調べて、そこで見てもらってください。
提出先となるのは、今から作る会社の本店所在地を管轄する場所です。
会社の発起人の現住所が基準ではありませんから、気を付けてください。

チェックでOKが出たら、いよいよ作った草案を正式な電子書類へと仕上げていきます。
ここで使うのが、PDFファイルです。
テキストデータ上で作ったこの草案を、コレに変換してください。
この形式で作ったファイルは、第三者がそれ以上編集できませんので、加筆修正されては困る公式な書類などは、PDF形式で仕上げるのが基本です。
電子定款も同じです。
会社設立のために必要になる重要な公式書類ですので、テキストデータで仕上げた草案は、必ずこの文書形式に変換してください。

このために必要なのは、テキストソフトとはまた別の、PDFの閲覧や作成ソフトです。
PCに最初から入っていることも多いですが、ない場合もありますよね。
電子定款を自分で作りたいなら、このソフトが必ず必要になります。
また、PDFが読み込めればいいのではなく、作成ができないといけません。
それもそのPDFに電子署名をつけられる形式にする必要があります。
この署名はテキストデータ上で行うように、該当箇所に自分の名前を入力するのではありません。

電子署名の元データは、役場で発行されます。
コレを専用の機械で読み取り、専用ソフトによってそのPDFに添付する形になります。
電子署名の元データは目には見えませんが、これは役場で発行される住民票などのようなものですね。
電子定款を作成するときには、この電子署名を必ず添付する必要があります。
これによって第三者による成りすましなどを防ぐんですね。
この電子署名を添付できるPDF化ができれば、ソフトは何でも構いません。
ただし、フリーソフトなどでは難しいことが多いです。
広く一般的に使われているPDFソフトがよく必要になりますので、注意してください。

内容に不備等のない定款データをPDF化し、それに自分の電子署名まで添付できれば、これで電子定款は完成です。
普通の定款には収入印紙が必要になりますが、この電子定款には不要です。
会社設立のために、あとはこれを提出します。
このとき、提出先となる公証役場はもうわかっていると思いますが、そこに直接データを持っていくわけではありません。
この定款の認定申請手続きは、オンライン上で行います。
公証役場を管轄している国の機関のサイトから、会社設立にかかる電子定款の提出ができます。
まずはそこへアクセスしてください。

そこでまず今回申請する方の名前や住所など、個人情報を入力します。
これをすると、電子定款を送信するための専用ソフトをダウンロードできますので、それを入手し、インストールしてください。
あとはこのソフトを起動し、そこから電子定款を送信するだけです。
このときにどの公証役場へ送信するのか選択が必要ですが、このときに自分の提出先となる場所を間違えないように選択してくださいね。
ここまで終われば、手続きは終了です。

あとは提出先の公証役場の認定手続きが終わるのを待ってください。
終わると連絡が来ますので、認定を受けたその電子定款を受け取ってください。
このときの手続きで必要なものもありますので、必要物は連絡があったときによく確認するといいでしょう。
電子定款の受け取りまで終われば、認定手続きも終わります。
あとは登記の手続きが終われば、会社設立が完了します。

詳しい合同会社設立についてはこちらを参考にしました。